Arrêté royal n°4, publié au Moniteur Belge le 9 avril 2020, contenant des dispositions en matière de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre le COVID-19
Publié le :
14/04/2020
14
avril
avr.
04
2020
1.Cet arrêté prévoit des mesures optionnelles et temporaires, relatives à l’organisation des assemblées générales qu'elles soient ordinaires, spéciales ou extraordinaires, et des réunions des organes d’administration collégiaux de toute société et ASBL (mais aussi, et notamment, des fondations, des personnes morales de droit public et des organismes de placement collectif revêtant la forme contractuelle).
Les mesures de l’arrêté royal sont applicables aux réunions et assemblées non tenues, mais qui doivent ou auraient dû l'être, ou simplement convoquées, entre le 1er mars 2020 et le 3 mai 2020 (limite actuelle mais sujette à modification si les mesures de confinement se prolongent) ainsi qu'à celles qui, quoique convoquées avant le 3 mai 2020, ont lieu après cette date.
2.En ce qui concerne les assemblées générales, une alternative est mise en place : tenir l’assemblée selon des modalités particulières (i) ou la reporter jusqu'à un retour à la normale (ii).
(i)L’organe d’administration peut imposer aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits, exclusivement
:
- soit par un vote à distance par correspondance avant l’assemblée, au moyen d’un formulaire mis à disposition ou publié sur un site internet,
- soit en donnant une procuration avant l’assemblée, contenant des instructions de vote spécifiques pour chaque point à l'ordre du jour, le cas échéant à un mandataire unique désigné par l’organe d’administration – cependant, une procuration valable reçue antérieurement pour laquelle le mandataire n'est ni la personne morale concernée ni une autre personne désignée par son organe d'administration, permet un vote valable.
Ces documents peuvent être adressés par tous moyens, en ce compris par l'envoi d'un courrier électronique accompagné d'une copie scannée ou photographiée du formulaire ou de la procuration complétée et signée.
L’organe d’administration peut également imposer que seules des questions écrites lui soient posées et communiquées au plus tard quatre jours avant la date de l'assemblée générale, ainsi qu'interdire toute présence physique d'actionnaires ou de mandataires de ceux-ci, au lieu où se tient l'assemblée générale, sauf, le cas échéant, les membres du bureau de l’assemblée, le commissaire et l’éventuel mandataire unique.
L’organe d’administration peut encore modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée pour mettre en oeuvre les présentes dispositions ou changer le lieu de l'assemblée générale, sans que les formalités de convocation et de participation à l'assemblée générale s'appliquent à nouveau, et ce via le site internet, un courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entreprise concernée ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire.
L’assemblée générale pourra, si elle ne doit pas être constatée par acte authentique (auquel cas, la présence chez le notaire d'un seul membre de l'organe d'administration, dûment habilité, ou toute autre personne désignée, suffit), se tenir à distance par l’intermédiaire d’un moyen de communication électronique en ce compris par conférence téléphonique ou vidéo et ce, même sans autorisation statutaire.
(ii) L’organe d’administration peut choisir de reporter l’assemblée générale ordinaire à une date ultérieure, même si elle a déjà été convoquée, et ce via le site internet, un courrier électronique ou, pour les personnes dont l'entreprise concernée ne dispose pas de l'adresse électronique, par courrier ordinaire.
L’arrêté prévoit un report de dix semaines pour un certain nombre de délais légaux (par exemple, l’obligation de soumettre à l’assemblée les comptes annuels dans un délai de six mois suivant la clôture de l’exercice, ou l'obligation de soumettre les comptes annuels à l'assemblée ou, en cas de dissolution judiciaire,au tribunal, au plus tard sept mois après la date de clôture de l'exercice social en cas de liquidation), y compris pour les succursales de personnes morales étrangères (par exemple, le délai de sept mois après la date de clôture de l'exercice afin de déposer les comptes annuels et les comptes consolidés).
L’organe d’administration peut également reporter toute assemblée générale déjà convoquée à la date de son choix, sauf lorsque
- l'actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif,
- la convocation s'est opérée à la demande du commissaire ou d’actionnaires ou de membres conformément aux dispositions du CSA.
3. S’agissant des réunions de l’organe d’administration collégial, celui-ci peut, indépendamment des dispositions statutaires applicables:
- prendre toute décision à l’unanimité par écrit (en ce inclus les télégramme, télex, télécopie, courrier électronique ou tout autre moyen de communication se matérialisant par un document écrit chez le destinataire), ou
- tenir ses réunions et délibérer au moyen de techniques de télécommunication permettant une délibération collective, telles que les conférences téléphoniques ou vidéo, sauf pour les décisions qui doivent être constatées par acte authentique (il suffit que comparaisse physiquement devant le notaire un seul membre de l'organe d'administration dûment habilité ou toute autre personne mandatée à cet effet).
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