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UPDATE – L'entreprise doit-elle indemniser ses télétravailleurs ?

UPDATE – L'entreprise doit-elle indemniser ses télétravailleurs ?

Publié le : 17/04/2020 17 avril avr. 04 2020
Fiscalité - Comptabilité
Ressources humaines

Il convient de distinguer : 
  • le télétravail structurel (télétravail qui existe déjà au sein de l’entreprise) ; 
  • le télétravail occasionnel (télétravail instauré en cas de force majeure).  
Au regard de la pandémie de Covid-19, le recours au télétravail est obligatoire depuis le 18 mars 2020, dans toutes les entreprises des secteurs non-essentiels, pour toutes les fonctions pour lesquelles cela est possible. Les entreprises des secteurs essentiels échappent à cette obligation, mais sont toutefois tenues de mettre en œuvre le télétravail dans la mesure du possible.   
 
Le télétravail instauré dans le cadre de la pandémie Covid-19 relève clairement d’un cas de force majeure et est donc soumis aux règles applicables au télétravail occasionnel. 

Télétravail (structurel) 

Législation applicable - Le télétravail relève du champ d’application de la CCT n°85. 

Formalités - Une convention doit être établie par écrit pour chaque travailleur individuellement, au plus tard où moment où le télétravailleur commence l’exécution de sa convention. Cette convention doit obligatoirement mentionner toute une série de conditions et modalités. 
Équipement et prise en charge des frais - L'employeur est tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, les installer et les entretenir. Si le télétravailleur utilise ses propres équipements, l’employeur est tenu de supporter « les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et d'entretien ainsi que le coût de l'amortissement de l'équipement, liés au télétravail ».  

Les coûts des autres frais relatifs au télétravail (les frais généraux d’entretien de l’immeuble où l’activité de télétravail est exercée, les dépenses de chauffage, d’éclairage, les frais d’assurance, d’ameublement, amortissements relatifs à l’immeuble ou les charges locatives, etc.), ne sont pas visés par la C.C.T. n° 85. Les parties sont libres de convenir une indemnité si elles le souhaitent. 

Type de frais 

Conditions exonération de cotisations de sécurité sociale 

Conditions exonération de précompte professionnel 

Utilisation d’un bureau personnel 

129,48 EUR par mois ou 10 % de la rémunération brute afférente au télétravail 

 

Pas de forfait préétabli : demande de ruling 

Usage professionnel d’un P.C. (portable) 

20 EUR par mois 

20 EUR par mois 

Usage professionnel d’une connexion internet privée 

20 EUR par mois 

20 EUR par mois 

Autres frais (utilisation de son propre téléphone, achat d’un écran ou d’un scanner, …) 

A justifier et rembourser sur base réelle 

Attention, les montants qui précèdent correspondent à une occupation en télétravail à temps plein et doivent être proratisés en cas d’occupation à temps partiel. 

Télétravail occasionnel / Covid-19 

Législation applicable - Le télétravail occasionnel ne relève pas du champ d’application de la CCT n°85. Il est règlementé par la loi du 5 mars 2017 concernant le travail faisable et maniable, et plus particulièrement par les articles 22 à 28 de ladite loi.  

Formalités – La loi prévoit que l'employeur et le travailleur s'accordent sur les modalités du télétravail occasionnel, notamment en ce qui concerne les éléments suivants :   
  • la mise à disposition éventuelle par l'employeur de l'équipement nécessaire pour le télétravail occasionnel et le support technique;   
  • l'éventuelle accessibilité du travailleur pendant le télétravail occasionnel;  
  •  la prise en charge éventuelle par l'employeur des frais relatifs au télétravail occasionnel. 
Équipement et prise en charge des frais - Si l’employeur organise le télétravail occasionnel, il peut s’accorder avec le travailleur sur l’éventuelle prise en charge des frais causés par le télétravail, mais il n’a aucune obligation d’intervention. 
 
Les différentes indemnités ci-dessous peuvent être octroyées sans cotisations de sécurité sociale, et sans être imposées, à tous les travailleurs qui travaillent à la maison : 

Aspects ONSS 
  • utilisation de son propre PC : max 20 € par mois 
  • utilisation de sa propre connexion Internet :  max 20 € par mois 
  • indemnité de bureau (qui couvre le chauffage, l'électricité, le petit matériel de bureau, etc.) : 126,94 € par mois (montant en vigueur depuis le 1er avril 2020)  
  • autres dépenses (utilisation de son propre téléphone, achat d'un écran ou d'un scanner, …), l'employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n'existe pas de forfait, le remboursement doit s'effectuer sur la base des coûts réels. 
Aspects fiscaux  
  • utilisation de son propre PC : max 20 € par mois 
  • utilisation de sa propre connexion Internet :  max 20 € par mois 
  • indemnité de bureau (qui couvre le chauffage, l'électricité, le petit matériel de bureau, etc.) : 126,94 € par mois (montant en vigueur depuis le 1er avril 2020)  
  • autres dépenses (utilisation de son propre téléphone, achat d'un écran ou d'un scanner, …), l'employeur peut également les rembourser. Pour cela, il n'existe pas de forfait, le remboursement doit s'effectuer sur la base des coûts réels. 
Aspects fiscaux 
  • utilisation de son propre PC : max 20 € par mois 
  • utilisation de sa propre connexion Internet :  max 20 € par mois 
  • indemnité de bureau (ces frais regroupent les frais liés à l'aménagement et à l'usage d'un bureau au domicile privé du travailleur, les frais de petits matériels de bureau, les dépenses d'entretien et de nettoyage du bureau, les frais d'électricité, d’eau et de chauffage, les assurances, le précompte immobilier,…) : pas de forfait établi par le fisc. 
- régime normal : demande d’accord du service des décisions anticipées (ruling) 

 - dans le cadre du Covid-19 : formulaire type de demande de ruling pour un montant maximal de 126,94 € par mois. Étant donné qu’il s’agit d’une mesure spécifique et temporaire, aucune différence n’est faite entre les différentes catégories de fonctions et l’ensemble des travailleurs recevront la même indemnité. Dans le but d’éviter un éventuel double emploi avec d’autres indemnités pour frais de bureau, seules les indemnités accordées conformément à la demande de décision anticipée pourront être octroyées.

Vous pouvez trouver le formulaire en cliquant ici
 

Type de frais 

Conditions exonération de cotisations de sécurité sociale 

Conditions exonération de précompte professionnel 

Utilisation d’un bureau personnel 

129,48 EUR par mois 

 

Ruling spécial coronavirus : 129,48 EUR par mois 

 

Usage professionnel d’un P.C. (portable) 

20 EUR par mois 

20 EUR par mois 

Usage professionnel d’une connexion internet privée 

20 EUR par mois 

20 EUR par mois 

Autres frais (utilisation de son propre téléphone, achat d’un écran ou d’un scanner, …) 

A justifier et rembourser sur base réelle 


Attention, les montants qui précèdent correspondent à une occupation en télétravail à temps plein et doivent être proratisés en cas d’occupation à temps partiel. 

 
Sources :   
 
https://www.groups.be/1_99706.htm  
https://www.ruling.be/fr/actualites/demande-teletravail-covid-19   

Luc Godin & Aurélie Blaffart, avocats associés, Miles Legal 
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